Das Problem
Bei unserem Kunden Z. handelt es sich um eine mittelständische Tochter eines Großkonzerns.
Als junges, hippes Unternehmen mit vielen dynamischen Prozessen herrschte notorischer Mangel an genügend Räumen für Meetings. Im Alltag kam es daher immer wieder zu Konflikten bei der Buchung und Belegung von Meetingräumen.
- Räume wurden spontan geentert, ohne bestehende Buchungen zu beachten.
- Gebuchte Zeiträume wurden immer wieder massiv überzogen, sodass das Folgemeeting verspätet beginnen oder ein anderer Raum gefunden werden musste.
- Räume wurden lange vorzeitig verlassen, aber die Buchung nicht aufgehoben, sodass der Raum unnötig leer stand.
Dieser Probleme wurde längere Zeit versucht, durch Gespräche Herr zu werden, es fruchtete aber wenig.
Unsere Lösung
Wir haben jeden der buchbaren Räume mit einem kleinen Touchscreen versehen, das an den Google-Kalender des jeweiligen Raums angebunden ist. Es wird der aktuelle und kommende Buchungsstatus angezeigt. Detailinformationen zu den verantwortlichen Personen und der Anzahl Teilnehmer usw. runden das Ganze ab.
Diese Anzeigen bringen eine völlig andere Menge an Transparenz und erlauben viel direkter, eventuelle Konflikte aufzulösen. Der unnötige Leerstand hat deutlich nachgelassen, ebenso spontanes "Hijacking" scheinbar ungebuchter Räume. Ad-hoc anfallende Absprachen können schneller beginnen und werden nicht durch Konflikte bei der Suche nach einem geeigneten Raum in die Länge gezogen.
Für die Geräte haben wir auf sehr kostengünstige Einplatinencomputer vom Typ Raspberry Pi zurückgegriffen und diese mit einem 7"-Touchdisplay und passenden Gehäuse kombiniert. Der Stückpreis lag somit bei unter 100 € netto.
Kombiniert mit der Entwicklungszeit von ca. einem Personenmonat kam unser Kunde damit zu einer schnellen und günstigen Lösung.
Was haben wir gelernt?
Die bei der Entwicklung gemachten Erfahrungen lassen sich ganz wunderbar für viele weitere Anwendungen nutzen, die eine dynamische Anzeige und evtl. Datenauswertung mithilfe eines Minicomputers kombinieren.