Das Problem
Bei unserem Kunden A. handelt es sich um ein KMU mit fünf Mitarbeitern. Es lag eine Mischung aus bereits digital erfassten und analogen Dokumenten und Akten vor.
Die Probleme waren vielschichtig:
- Die Suche nach bestimmten Vorgängen und Ereignissen war kompliziert und zeitraubend
- Es gab Probleme mit dem Zugriff auf Dokumente (wer darf was sehen)
- Das Teilen und Weiterverarbeiten der Dokumente war teils kompliziert
- Es gab keinen Überblick, welche Dokumente bereits digital vorlagen, welche nur analog
- Es gab keine Regeln zum Umgang mit ein- und ausgehenden Dokumenten
- Der Platzbedarf der Aktenordner war immens
Unsere Lösung
Schnell war klar, dass dem Kunden am meisten mit der Einführung einer digitalen Dokumentenverwaltung geholfen war, da diese die meisten der Probleme direkt lösen helfen konnte.
Bevor wir losgelegt haben, erfolgte eine Analyse der am Markt verfügbaren Systeme, denn in diesem Bereich gibt es bereits eine große Auswahl ausgereifter Produkte. Da wir herstellerunabhängig agieren, hatten wir die freie Wahl bei dem dem Kunden zu empfehlenden System.
Schlussendlich wurde zusammen mit dem Kunden ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) ausgewählt, dass seinen Anforderungen entsprach. Wir haben den passenden Workflow bei der Erfassung der analogen Dokumente und Akten erarbeitet und die betroffenen Mitarbeiter des Kunden in die Bedienung der Software eingewiesen.
Im Interesse des Kunden und unter Beachtung der DSGVO haben wir die Software auf Systemen installiert, die im lokalen Netzwerk des Kunden laufen.
Das Ergebnis
Natürlich mussten sich alle Beteiligten erst einmal an die neuen Möglichkeiten gewöhnen, allerdings wurde schon sehr schnell der Vorteil des volldigitalen Workflows offenbar:
- Das Erfassen von Dokumenten (eingehend wie ausgehend) dauert nur jeweils wenige Sekunden
- Das Kategorisieren wird zu einem großen Teil automatisch durch Analyse der Daten beim Scannen vorgenommen
- Durch eine passende Konfiguration des Systems haben alle Mitarbeiter Zugriff auf die für sie passenden Dokumente — und auch nur auf diese
- Die Suche nach Vorgängen ist blitzschnell und ohne manuelles Blättern in Aktenbergen möglich
- Dadurch, dass nur noch die rechtlich notwendigen Dokumente auf Papier vorgehalten werden müssen, wird eine große Menge an Ppier und vor Allem Regalmetern eingespart
- Durch eine geschickte Backup-Strategie muss der Kunde keine Sorge vor Verlust der Daten haben